Operation Smiles personvernerklæring er utarbeidet i forbindelse med den nye databeskyttelsesforordningen, GDPR (General Data Protection Regulation). Den nye loven gjelder i hele EU fra 25. mai 2018, og erstatter POL (personopplysningsloven). Operation Smiles personvernerklæring for personopplysninger beskriver hvilke data vi samler inn, til hvilket formål de samles inn, hvordan du kan ha kontroll over dine egne data lagret av oss og hvordan du kan kontakte oss. Operation Smile er personopplysningsansvarlig i henhold til disse vilkårene og er behandlingsansvarlig i henhold til gjeldende lovgivning. En høy grad av konfidensialitet og sikkerhet ivaretas alltid ved all håndtering av personopplysninger.
Operation Smile respekterer ditt privatliv og retten til å kontrollere dine personlige data. Vi er åpne om hvilke data vi samler inn og hvorfor. Denne personvernerklæringen gjelder når Operation Smile registrerer dine personopplysninger i henhold til avsnittet nedenfor.
Personopplysninger vi samler inn kan for eksempel være ditt navn, postadresse, telefonnummer, mobiltelefonnummer, e-postadresse, kontonummer og personnummer. Operation Smile kan oppdatere informasjonen din fra offentlige registre hvis det er nødvendig for å opprettholde gode journaler.
a) At du gir en gave eller kjøper en vare uavhengig av betalings- eller gavekanal
b) At du bestiller betalingskort hos oss
c) At du kontakter oss via e-post, post, telefon, vår nettside eller sosiale medier
d) At du melder deg på som månedlig giver via avtalegiro/SMS eller som abonnent på vårt nyhetsbrev
e) At du melder deg på som frivillig til Operasjon Smile
f) At du melder deg på et oppdrag organisert av Operation Smile
g) At du melder deg på et arrangement i regi av Operation Smile
h) At du signerer for eksempel et opprop eller en samtale fra Operasjon Smile
i) At du gir dine opplysninger til en representant fra Operation Smile på for eksempel en messe eller et arrangement
j) Ditt besøk på nettstedet vårt, inkludert men ikke begrenset til trafikkdata, stedsdata, weblogger og andre kommunikasjonsdata og for eksempel typen enhet, nettlesertype og operativsystemet som brukes for besøket
k) At du åpner en e-post fra oss eller klikker på en lenke i en e-post fra oss, for eksempel din IP-adresse
l) At vi leier adressen din fra en ekstern kilde
Operasjon Smile samler inn gaver fra privatpersoner, bedrifter, foreninger, stiftelser og fond. Operation Smile behandler personopplysninger hovedsakelig for formålene som er angitt nedenfor, samt for eventuelle tilleggsformål som er angitt på tidspunktet for innsamlingen:
a) For å informere om vårt arbeid og våre aktiviteter
b) Å takke for mottatte gaver og fortelle om hvordan innsamlede midler brukes
c) For å oppfylle lovkrav angående lagring av kontrakter
d) Å øke inntektene gjennom spørsmål om økning av avtalegirobeløp
e) Å øke inntektene gjennom spørsmål om å starte avtalegiro
f) Å øke inntektene ved å be om nye eller ekstra gaver
g) Å øke inntektene ved å utføre markedsundersøkelser
h) For å oppfylle bestillinger på varer og gavekort
i) For å muliggjøre god giverservice – for eksempel å håndtere dine henvendelser og forespørsler effektivt, korrigere feil informasjon eller sende informasjon du har bedt om
j) For å muliggjøre god giverservice, kan en kopi av gavearket for hyllesten eller minnegaven du ga, sendes igjen til og på forespørsel fra celebranten, begravelsesbyrået eller slektningen
k) For å nå ut til givere med generell og målrettet markedsføring og markedsføring som er tilpasset din tidligere gi og surfing, lagres og analyseres informasjon om en bestilt vare eller gave
l) For systemadministrasjon og for å kunne opprettholde god journalføring
m) For å produsere statistiske data om våre giveres giveradferd og givermønstre – dette gjøres på et aggregert nivå uten å identifisere individer
n) Å utføre segmentering og profilering av givergrupper ved analyse og behandling av givere, for å kunne utvikle og tilpasse vår kommunikasjon slik at den passer spesifikt for deg eller en tilsvarende givergruppe
o) For å levere, utvikle og forbedre vår kommunikasjon og din brukeropplevelse på plattformer som tilbys av oss gjennom analyse av din brukeratferd i våre digitale kanaler – for eksempel nettside, nyhetsbrev, sosiale medier
p) For å sende viktig informasjon, for eksempel endringer i våre vilkår og retningslinjer
q) Slik at frivillige kan jobbe for Operation Smile og utføre medisinske oppdrag og andre aktiviteter
Vi kan dele informasjon med andre selskaper som behandler data på våre vegne. Dette for at vi skal kunne utføre våre tjenester, for eksempel analyse, distribusjon eller andre tjenester som opprettholder og anvender våre brukervilkår og leveringsbetingelser. Ved all håndtering av personopplysninger ivaretas imidlertid alltid et høyt nivå av sikkerhet og konfidensialitet. Eksempler på eksterne parter som vi deler informasjon med er skrivere, telemarketingbyråer og DM-byråer. Operation Smile forplikter seg til å ha gyldige personopplysningsavtaler med alle leverandører.
Operation Smile samarbeider kun med partnere som behandler personopplysninger innenfor EU/EØS, eller med selskaper som opprettholder samme beskyttelsesnivå som innenfor EU/EØS – ved å ha meldt seg inn i Privacy Shield, en avtale om beskyttelse av personopplysninger mellom EU og USA, alternativt gjennom en egen avtale.
I tilfelle nettstedet vårt inneholder lenker til tredjeparts nettsteder, nettsteder eller til materiale publisert av tredjeparter, er disse lenkene kun til informasjonsformål. Siden Operation Smile ikke har kontroll over innholdet på disse nettsidene, er vi ikke ansvarlige for innholdet deres. Operation Smile er heller ikke ansvarlig for eventuelle skader eller tap som kan oppstå ved bruk av disse lenkene.
Når du gir personopplysninger til Operation Smile, blir informasjonen om deg og din mulige gave registrert og lagret, og behandlet for de oppgitte formål. Som et rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger vil Operation Smile vise til oppfyllelse av en avtale, berettiget interesse, juridisk forpliktelse eller samtykke. Formålene som Operation Smile bruker legitim interesse for som juridisk grunnlag er inkludert i denne policyen under overskriften «Hvordan vi bruker innsamlet informasjon». Behandling av personopplysninger skjer i samsvar med gjeldende lovgivning og innebærer at personopplysninger ikke oppbevares i lengre tid enn det som er nødvendig av hensyn til formålene med behandlingen.
Dine personopplysninger lagres så lenge de er aktuelle eller nødvendige for formålene de ble samlet inn for. Hvis dine personopplysninger er lagret i vårt giverregister, kan disse lagres inntil 36 måneder etter at du sist kommuniserte med oss – for eksempel ved å donere en gave. Enkelte opplysninger kan oppbevares lenger på grunn av andre lovkrav, for eksempel regnskapsloven. For- og etternavn på personer som en hyllest eller minnegave er tiltenkt, samt mottakers adresse for minne- eller hyllingsark, lagres i en begrenset periode for god givertjeneste. Noen ganger i året leier vi ut postlister fra eksterne kilder med adresser til potensielle givere. Denne informasjonen lagres midlertidig i vår database dersom personene ikke velger å gi en gave.
I forbindelse med registrering som medisinsk frivillig til Operation Smile innhenter vi skriftlig samtykke for å kunne lagre sensitiv informasjon om for eksempel helsedata. Vær oppmerksom på at du når som helst kan trekke tilbake samtykket ditt ved å kontakte oss.
Du har rettigheter angående dine personopplysninger, og du har mulighet til å påvirke informasjonen din og hvilken informasjon vi lagrer om deg. Operation Smile vil på eget eller giverens initiativ korrigere opplysninger som viser seg å være feil. Du kan når som helst be om at dataene dine slettes eller at bruken av dem begrenses av oss. Du kan en gang i året gratis få informasjon om hvilke personopplysninger vi har registrert om deg ved skriftlig å be om registerutdrag fra Operation Smile. Når vi har leid adressen din fra en ekstern kilde, har du rett til å få vite adressekilden. Du kan alltid gi beskjed dersom du ikke ønsker at vi skal kontakte deg via for eksempel fysiske brev og telefonsamtaler. Vi kan imidlertid kontakte deg med informasjon om endrede eller oppdaterte vilkår, samt informasjon om avtaler. Du kan også stoppe e-postkommunikasjon fra oss selv ved å klikke på «Avslutt abonnement» nederst i e-posten du mottok fra oss.
Operation Smile forbeholder seg retten til å gjøre endringer i personvernreglene. Den siste versjonen er alltid tilgjengelig på nettsiden vår, og datoen for siste endring vises på siste side. Dersom endringene er av avgjørende betydning for vår behandling av dine personopplysninger, vil vi varsle deg om dette. Eksempler på endringer av avgjørende betydning er endringer av spesifiserte formål eller kategorier av personopplysninger.
For ytterligere informasjon om håndtering av personopplysninger eller om du har andre spørsmål, er du hjertelig velkommen til å kontakte oss.
Adresse:
Operation Smile Norge
C/O Adv. Øiulfstad
Bygdøy Alle 2
0257 Oslo
Kontakt:
E-post: os.norway@operationsmile.org
Telefon: +47 98420791